На сайті пошуку роботи Work.ua операційний директор ділиться досвідом переходу компанії на електронний документообіг з клієнтами. Kyiv-trend.in.ua вирішив познайомити з цим досвідом своїх передплатників: адже рано чи пізно електронний обіг документів чекає кожного з нас.
Як в Work.ua було кілька років тому: всім клієнтам, які користуються послугами компанії відправлялися рахунки і акти наданих послуг, відправлялися ці документи в паперовому вигляді. Щомісяця це було 3000 відправлених актів, 90 годин на друк і відправку документів, 9000 аркушів А4 (або 18 пачок паперу), 40 000 грн. на відправку. Слід підкреслити, що з кожним разом документів, пакетів та конвертів для відправки клієнтам потрібно було все більше. І це компанію зовсім не радувало.
Як же перейти на електронний документообіг? Для цього треба:
- Вибрати компанію-партнера. Електронна пошта не підійде, тому що документи обов’язково повинні мати юридичну силу. Значить, їх треба завіряти. В електронний документообіг це електронно-цифровий підпис.
- Збір даних для формування актів і рахунків. Сюди входить: найменування та вартість послуг, правильна назва клієнта українською мовою, прізвище, ім’я, по батькові керівника, юридичні реквізити. Потім всі дані автоматично завантажуються в CRM систему компанії.
- Відпрацювання єдиних шаблонів рахунків і актів, щоб підходили для всіх клієнтів.
- Вивантаження створених документів.
В результаті тільки за вісім місяців: зекономлено 175 аркушів паперу (350 пачок), збережено близько 14 дерев, витрачено в чотири рази менше часу на відправку документів, зекономлено понад 500 000 гривень на відправку. Підсумки говорять самі за себе: електронний документообіг – це сучасно, вигідно, просто та законно.
