Почему электронный товарооборот – это выгодно

На сайте поиска работы Work.ua операционный директор делится опытом перехода компании на электронный документооборот с клиентами. Kyiv-trend.in.ua решил познакомить с этим опытом своих подписчиков: ведь рано или поздно электронный оборот документов ждет каждого из нас.

Как в Work.ua было несколько лет тому назад: всем клиентам, пользующихся услугами компании отправлялись счета и акты предоставленных услуг, отправлялись эти документы в бумажном виде. Ежемесячно это было: 3000 отправленных актов, 90 часов на печать и отправку документов, 9000 листов А4 (или 18 пачек бумаги), 40 000 грн. на отправку. Следует подчеркнуть, что с каждым разом документов, пакетов и конвертов для отправки клиентам нужно было все больше.  И это компанию совсем не радовало.

Как же перейти на электронный документооборот? Для этого надо:

  1. Выбрать компанию-партнера. Электронная почта не подойдет, потому что документы обязательно должны иметь юридическую силу. Значит, их надо заверять. В электронном документообороте это электронно-цифровая подпись.
  2. Сбор данных для формирования актов и счетов. Сюда входит: наименование и стоимость услуг, правильное название клиента на украинском языке, фамилия, имя, отчество руководителя, юридические реквизиты. Затем все данные автоматически загружаются в CRM систему компании.
  3. Отработка единых шаблонов счетов и актов, чтобы подходили для всех клиентов.
  4. Выгрузка созданных документов.

В результате только за восемь месяцев: сэкономлено 175 листов бумаги (350 пачек), сохранено около 14 деревьев, потрачено в четыре раза меньше времени на отправку документов, сэкономлено более 500 000 гривен на отправке. Итоги говорят сами за себя: электронный документооборот – это современно, выгодно, просто и законно.

Comments